• Tung Le

Tự động hóa Google sheets bằng no code

Mình đã gặp rất nhiều trường hợp chuyển từ Google sheets sang app mới không thành công. Quy trình “chuẩn” thường là:

  • Bước 1: tìm app mới hứa hẹn bắt mắt, chuyên nghiệp, tự động hóa hơn

  • Bước 2: migrate dữ liệu, setup app mới, train nhân viên cách sử dụng, trả phí sử dụng theo năm

  • Bước 3: phát hiện ra app mới chỉ đáp ứng được 1 phần nhu cầu, cần nhiều thao tác hơn (nhập liệu, sửa dữ liệu phải tốn 7x7 49 bước), thống kê/báo cáo không linh hoạt

  • Bước 4: quay lại GG sheets hoặc phải dùng song song cả 2

Vậy giải pháp là gì?


Thật ra, ngoài lựa chọn GG sheets hoặc app khác, bạn còn có 1 lựa chọn là bổ sung các tính năng tự động vào GG sheets. VD:

  • Tự động lấy dữ liệu trong file chèn vào email để gửi cho KH, nội bộ

  • Tự động xuất file PDF theo các dữ liệu trong file

  • Tự tổng hợp dữ liệu & gửi báo cáo hàng ngày

  • ...

Cách này sẽ giúp bạn vận hành hiệu quả hơn mà không cần thay đổi luồng làm việc nhiều, không cần tốn thời gian học cách sử dụng app mới và vẫn tận dụng được toàn bộ ưu điểm của GG sheets.


Demo

Bạn có thể tự trải nghiệm các ví dụ trên bằng cách vào đây và làm theo hướng dẫn, hoặc xem nhanh qua các screenshot bên dưới để hình dung:


Gửi email từ Google sheets bằng cách điền Yes

Trong file GG sheets, bổ sung thêm các cột để người dùng kích hoạt tính năng tự động, có nhiều cách kích hoạt: Điền vào ô, submit form, theo định kỳ...


Chỉ cần chọn Yes là kích hoạt gửi email theo mẫu, tự chèn các dữ liệu trong GG sheets vào nội dung email. Có thể tạo email có bố cục, hình ảnh được chứ không chỉ text


Gửi email từ Google sheets bằng cách điền form

Cách kích hoạt gửi email khác là bằng form, đã điền sẵn các trường có dữ liệu trong GG sheets, chỉ điền thêm thông tin chưa có

Email chèn các thông tin từ cả GG sheets và GG forms


Tạo folder từ Google sheets

Tạo folder bằng cách điền Yes, link folder được điền tự động vào GG sheets


Trong folder vừa tạo, có thể tự động tạo file theo mẫu và điền sẵn giá trị/công thức theo quy định


Gửi báo cáo Google sheets tự động

Từ bảng dữ liệu trong GG sheets...


...có thể tự động tổng hợp dữ liệu và gửi báo cáo định kỳ


Xuất file PDF tự động từ Google sheets

Từ dữ liệu trong GG sheets, có thể tự động tạo file PDF và gửi email cho khách hàng


Nội dung PDF lấy từ GG sheets, giao diện có thể tùy chỉnh theo nhu cầu


Việc tự động hóa cho GG sheets có thể thực hiện bằng Google app script, Make.com, Zapier... Các demo trên được làm bằng Make.com.


Kết

Nâng cấp GG sheets bằng tự động hóa có thể là 1 lựa chọn thiết thực, hiệu quả hơn so với chuyển hẳn sang 1 app hoàn toàn mới.


Nếu bạn cần tư vấn, triển khai tự động hóa cho Google sheets, hãy liên hệ Optimus qua email contact@optimus.vn.

Optimus là công ty chuyên về Tự động hóa/Tối ưu quy trìnhDigital marketing. Optimus cũng là đối tác chính thức của Make.com và Zoho tại Việt Nam.

Bài đăng gần đây

Xem tất cả

Optimus đã trở thành Partner của Integromat tại Việt Nam từ ngày 25/4/2022. Partner gồm 1 số lợi ích chính: Được Integromat chứng thực là đủ năng lực để tư vấn và triển khai Integromat Được hỗ trợ kỹ

Tiếp nối chủ đề #nocode, bài này sẽ nói về cách Optimus sử dụng no code để tự động hóa quy trình quản lý công nợ phải thu, trong bài này sẽ gọi tắt là công nợ. VẤN ĐỀ Theo cách bình thường, khi cần bi

Optimus áp dụng khá nhiều công cụ để tự động hóa các quy trình nội bộ. Điểm đặc biệt là 100% các quy trình của Optimus không dùng lập trình mà sử dụng phương pháp no code - không cần biết code cũng có