Mình đã gặp rất nhiều trường hợp chuyển từ Google sheets sang app mới không thành công. Quy trình “chuẩn” thường là:
Bước 1: tìm app mới hứa hẹn bắt mắt, chuyên nghiệp, tự động hóa hơn
Bước 2: migrate dữ liệu, setup app mới, train nhân viên cách sử dụng, trả phí sử dụng theo năm
Bước 3: phát hiện ra app mới chỉ đáp ứng được 1 phần nhu cầu, cần nhiều thao tác hơn (nhập liệu, sửa dữ liệu phải tốn 7x7 49 bước), thống kê/báo cáo không linh hoạt
Bước 4: quay lại GG sheets hoặc phải dùng song song cả 2
Vậy giải pháp là gì?
Thật ra, ngoài lựa chọn GG sheets hoặc app khác, bạn còn có 1 lựa chọn là bổ sung các tính năng tự động vào GG sheets. VD:
Tự động lấy dữ liệu trong file chèn vào email để gửi cho KH, nội bộ
Tự động xuất file PDF theo các dữ liệu trong file
Tự tổng hợp dữ liệu & gửi báo cáo hàng ngày
...
Cách này sẽ giúp bạn vận hành hiệu quả hơn mà không cần thay đổi luồng làm việc nhiều, không cần tốn thời gian học cách sử dụng app mới và vẫn tận dụng được toàn bộ ưu điểm của GG sheets.
Demo
Bạn có thể tự trải nghiệm các ví dụ trên bằng cách vào đây và làm theo hướng dẫn, hoặc xem nhanh qua các screenshot bên dưới để hình dung:
Gửi email từ Google sheets bằng cách điền Yes
Trong file GG sheets, bổ sung thêm các cột để người dùng kích hoạt tính năng tự động, có nhiều cách kích hoạt: Điền vào ô, submit form, theo định kỳ...
Chỉ cần chọn Yes là kích hoạt gửi email theo mẫu, tự chèn các dữ liệu trong GG sheets vào nội dung email. Có thể tạo email có bố cục, hình ảnh được chứ không chỉ text
Gửi email từ Google sheets bằng cách điền form
Cách kích hoạt gửi email khác là bằng form, đã điền sẵn các trường có dữ liệu trong GG sheets, chỉ điền thêm thông tin chưa có
Email chèn các thông tin từ cả GG sheets và GG forms
Tạo folder từ Google sheets
Tạo folder bằng cách điền Yes, link folder được điền tự động vào GG sheets
Trong folder vừa tạo, có thể tự động tạo file theo mẫu và điền sẵn giá trị/công thức theo quy định
Gửi báo cáo Google sheets tự động
Từ bảng dữ liệu trong GG sheets...
...có thể tự động tổng hợp dữ liệu và gửi báo cáo định kỳ
Xuất file PDF tự động từ Google sheets
Từ dữ liệu trong GG sheets, có thể tự động tạo file PDF và gửi email cho khách hàng
Nội dung PDF lấy từ GG sheets, giao diện có thể tùy chỉnh theo nhu cầu
Việc tự động hóa cho GG sheets có thể thực hiện bằng Google app script, Make.com, Zapier... Các demo trên được làm bằng Make.com.
Kết
Nâng cấp GG sheets bằng tự động hóa có thể là 1 lựa chọn thiết thực, hiệu quả hơn so với chuyển hẳn sang 1 app hoàn toàn mới.
Nếu bạn cần tư vấn, triển khai tự động hóa cho Google sheets, hãy liên hệ Optimus qua email contact@optimus.vn.
Optimus là công ty chuyên về Tự động hóa/Tối ưu quy trình và Digital marketing. Optimus cũng là đối tác chính thức của Make.com và Zoho tại Việt Nam.
Nếu bạn muốn tự triển khai Make.com, bạn có thể dùng link đăng ký của Optimus để nhận ngay 1 tháng sử dụng miễn phí gói Core, có sẵn 10,000 operation.
Comments