Optimus áp dụng khá nhiều công cụ để tự động hóa các quy trình nội bộ. Điểm đặc biệt là 100% các quy trình của Optimus không dùng lập trình mà sử dụng phương pháp no code - không cần biết code cũng có thể làm được.
Dưới đây là 1 chia sẻ của về cách Optimus dùng no code để tự động hóa quy trình tuyển dụng. Bạn có thể tham khảo và cân nhắc áp dụng nếu thấy phù hợp.
Quy trình tuyển dụng của Optimus
HR gửi email bài test kèm deadline nộp bài cho các CV phù hợp
Ứng viên nộp bài làm qua email
Quản lý trực tiếp báo HR kết quả bài test
HR gửi email kết quả cho ứng viên, hẹn thời gian phỏng vấn nếu đạt
Ứng viên đến phỏng vấn
Quản lý trực tiếp báo HR kết quả phỏng vấn
HR gửi email kết quả cho ứng viên, hẹn thời gian đi làm nếu đạt
Vấn đề Với số ứng viên ít, mọi việc vẫn ổn, nhưng khi số ứng viên lên đến vài chục, bắt đầu phát sinh các vấn đề:
Việc gửi email cho ứng viên (bước 1, 4, 7) tốn nhiều thời gian, dễ sai sót
Thời gian chờ HR gửi lâu, do không phải lúc nào HR cũng rảnh. Thời gian chờ lâu khiến tỉ lệ tham gia bài test không cao, và 1 số trường hợp kết quả phỏng vấn đạt nhưng khi thông báo thì ứng viên đã nhận công việc khác
Thông tin phân tán nhiều nơi (CV thì trên trang tuyển dụng, thông tin ứng viên trong Google sheet, bài làm trong email), mỗi khi cần tìm khá khó khăn
Các vấn đề trên khiến việc tuyển dụng diễn ra rất chậm và tốn nhiều công sức. Cần 1 quy trình để đẩy nhanh tiến độ và có thể sử dụng lâu dài trong tương lai.
Giải pháp Dựa vào kinh nghiệm tự động hóa các quy trình khác, Optimus nhận thấy no code hoàn toàn có khả năng giải quyết được các vấn đề trên, nên quyết định làm thử, với 2 mục tiêu:
Tự động hóa hoàn toàn việc gửi email cho ứng viên
Tổng hợp toàn bộ thông tin về 1 nơi
Công cụ
Google forms: làm form đăng ký ứng tuyển và form nộp bài
Google sheets: lưu trữ toàn bộ dữ liệu ứng viên: CV, bài làm, kết quả bài làm, kết quả phỏng vấn.
Integromat (Make.com): theo dõi file Google sheets, khi thấy có đủ thông tin thì tự động gửi email cho ứng viên, với nội dung email dựa vào các dữ liệu trong file
Gmail: gửi email cho ứng viên
Kết quả
100% email gửi cho ứng viên được thực hiện hoàn toàn tự động
Thời gian chờ gửi email (từ lúc quản lý trực tiếp điền kết quả) giảm xuống còn 15p thay vì vài tiếng hoặc vài ngày như trước đây. Cơ bản là quyết định của quản lý trực tiếp đi thẳng tới ứng viên, không cần HR làm trung gian nữa
Toàn bộ dữ liệu tuyển dụng được lưu tại 1 nơi, cũng nhờ vậy mà có thể phân tích conversion rate ở từng bước tuyển dụng, chia theo vị trí, nguồn tuyển dụng và rút được 1 số insight khá thú vị.
Sàng lọc gần 200 ứng viên trong vòng 1.5 tháng mà team vẫn xử lý khá nhẹ nhàng
Một số hình thực tế
Form đăng ký ứng tuyển, ứng viên tự vào điền hoặc HR điền dùm nếu ứng viên apply trực tiếp trên các trang tuyển dụng.
Toàn bộ dữ liệu về ứng viên được tự động tổng hợp ở sheet này. Deadline xác nhận vòng 1, deadline nộp bài được tự động tính theo công thức.
Sau khi ứng viên điền form, tự động gửi email bài test cho ứng viên, tự điền các thông tin dành riêng cho ứng viên vào nội dung email.
Quản lý trực tiếp đánh giá bài test và điền thông tin ở các cột màu vàng. Khi đã đủ thông tin Integromat tự động gửi email cho ứng viên trong vòng 15p.
Đây là flow nhìn trong Integromat, khá trực quan, dễ sử dụng.
Thống kê và phân tích các chỉ số về tuyển dụng.
Kết
Ngoài quy trình tuyển dụng, Optimus cũng áp dụng nocode cho nhiều quy trình nội bộ khác như: Quản lý lead, Quản lý hợp đồng, Nghiệm thu tự động, Quản lý công nợ, Đăng ký nghỉ phép... Chi phí sử dụng hầu như không đáng kể, đáp ứng đúng nhu cầu và đặc thù của doanh nghiệp, và hoàn toàn không phải phụ thuộc vào 1 nhân sự kỹ thuật nào
Optimus tin rằng no code, low code sẽ là xu hướng nổi trội trong thời gian tới, việc sử dụng no code sẽ dần trở nên phổ biến và cần thiết tương tự như việc sử dụng Excel hiện nay.
Hãy cân nhắc thử, quy trình nào của công ty hoặc cá nhân bạn có thể tự động hóa bằng cách như trên?
Optimus là Partner của Make.com (trước đây là Integromat), bạn có thể liên hệ chúng tôi để được tư vấn & triển khai tự động hóa bằng no code.
Nếu bạn muốn tự triển khai, bạn có thể dùng link đăng ký của Optimus để nhận ngay 1 tháng sử dụng miễn phí gói Core, có sẵn 10,000 operation.