• Tung Le

Tự động hóa tuyển dụng không cần code

Đã cập nhật: Th03 5

Optimus áp dụng khá nhiều công cụ để tự động hóa các quy trình nội bộ. Điểm đặc biệt là 100% các quy trình của Optimus không dùng lập trình mà sử dụng phương pháp no code - không cần biết code cũng có thể làm được.


Dưới đây là 1 chia sẻ của về cách Optimus dùng no code để tự động hóa quy trình tuyển dụng. Bạn có thể tham khảo và cân nhắc áp dụng nếu thấy phù hợp.


Quy trình tuyển dụng của Optimus

  1. HR gửi email bài test kèm deadline nộp bài cho các CV phù hợp

  2. Ứng viên nộp bài làm qua email

  3. Quản lý trực tiếp báo HR kết quả bài test

  4. HR gửi email kết quả cho ứng viên, hẹn thời gian phỏng vấn nếu đạt

  5. Ứng viên đến phỏng vấn

  6. Quản lý trực tiếp báo HR kết quả phỏng vấn

  7. HR gửi email kết quả cho ứng viên, hẹn thời gian đi làm nếu đạt


Vấn đề Với số ứng viên ít, mọi việc vẫn ổn, nhưng khi số ứng viên lên đến vài chục, bắt đầu phát sinh các vấn đề:

  • Việc gửi email cho ứng viên (bước 1, 4, 7) tốn nhiều thời gian, dễ sai sót

  • Thời gian chờ HR gửi lâu, do không phải lúc nào HR cũng rảnh. Thời gian chờ lâu khiến tỉ lệ tham gia bài test không cao, và 1 số trường hợp kết quả phỏng vấn đạt nhưng khi thông báo thì ứng viên đã nhận công việc khác

  • Thông tin phân tán nhiều nơi (CV thì trên trang tuyển dụng, thông tin ứng viên trong Google sheet, bài làm trong email), mỗi khi cần tìm khá khó khăn

Các vấn đề trên khiến việc tuyển dụng diễn ra rất chậm và tốn nhiều công sức. Cần 1 quy trình để đẩy nhanh tiến độ và có thể sử dụng lâu dài trong tương lai.


Giải pháp Dựa vào kinh nghiệm tự động hóa các quy trình khác, Optimus nhận thấy no code hoàn toàn có khả năng giải quyết được các vấn đề trên, nên quyết định làm thử, với 2 mục tiêu:

  • Tự động hóa hoàn toàn việc gửi email cho ứng viên

  • Tổng hợp toàn bộ thông tin về 1 nơi


Công cụ

  • Google forms: làm form đăng ký ứng tuyển và form nộp bài

  • Google sheets: lưu trữ toàn bộ dữ liệu ứng viên: CV, bài làm, kết quả bài làm, kết quả phỏng vấn.

  • Integromat: theo dõi file Google sheets, khi thấy có đủ thông tin thì tự động gửi email cho ứng viên, với nội dung email dựa vào các dữ liệu trong file

  • Gmail: gửi email cho ứng viên


Kết quả

  • 100% email gửi cho ứng viên được thực hiện hoàn toàn tự động

  • Thời gian chờ gửi email (từ lúc quản lý trực tiếp điền kết quả) giảm xuống còn 15p thay vì vài tiếng hoặc vài ngày như trước đây. Cơ bản là quyết định của quản lý trực tiếp đi thẳng tới ứng viên, không cần HR làm trung gian nữa

  • Toàn bộ dữ liệu tuyển dụng được lưu tại 1 nơi, cũng nhờ vậy mà có thể phân tích conversion rate ở từng bước tuyển dụng, chia theo vị trí, nguồn tuyển dụng và rút được 1 số insight khá thú vị.

  • Sàng lọc gần 200 ứng viên trong vòng 1.5 tháng mà team vẫn xử lý khá nhẹ nhàng


Một số hình thực tế

Form đăng ký ứng tuyển, ứng viên tự vào điền hoặc HR điền dùm nếu ứng viên apply trực tiếp trên các trang tuyển dụng.


Toàn bộ dữ liệu về ứng viên được tự động tổng hợp ở sheet này. Deadline xác nhận vòng 1, deadline nộp bài được tự động tính theo công thức.


Sau khi ứng viên điền form, tự động gửi email bài test cho ứng viên, tự điền các thông tin dành riêng cho ứng viên vào nội dung email.


Quản lý trực tiếp đánh giá bài test và điền thông tin ở các cột màu vàng. Khi đã đủ thông tin Integromat tự động gửi email cho ứng viên trong vòng 15p.


Đây là flow nhìn trong Integromat, khá trực quan, dễ sử dụng.


Thống kê và phân tích các chỉ số về tuyển dụng.


Kết Ngoài quy trình tuyển dụng, Optimus cũng áp dụng nocode cho nhiều quy trình nội bộ khác như: Quản lý lead, Quản lý hợp đồng, Nghiệm thu tự động, Quản lý công nợ, Đăng ký nghỉ phép... Chi phí sử dụng hầu như không đáng kể, đáp ứng đúng nhu cầu và đặc thù của doanh nghiệp, và hoàn toàn không phải phụ thuộc vào 1 nhân sự kỹ thuật nào

Optimus tin rằng no code, low code sẽ là xu hướng nổi trội trong thời gian tới, việc sử dụng no code sẽ dần trở nên phổ biến và cần thiết tương tự như việc sử dụng Excel hiện nay.


Hãy cân nhắc thử, quy trình nào của công ty hoặc cá nhân bạn có thể tự động hóa bằng cách như trên?


Bài đăng gần đây

Xem tất cả

Tự động hóa quản lý công nợ không cần code

Tiếp nối chủ đề #nocode, bài này sẽ nói về cách Optimus sử dụng no code để tự động hóa quy trình quản lý công nợ phải thu, trong bài này sẽ gọi tắt là công nợ. VẤN ĐỀ Theo cách bình thường, khi cần bi