Zoho Books có làm được sổ sách kế toán Việt Nam không?

Nhiều doanh nghiệp đã dùng Zoho CRM nhưng vẫn giữ một phần mềm kế toán riêng, vì cho rằng Zoho Books chỉ làm được báo cáo nội bộ, không ra được sổ sách và báo cáo thuế theo mẫu Việt Nam.

Optimus đã chạy thử trọn một quý kế toán của một công ty mẫu trên Zoho Books để kiểm chứng.

I. KẾT LUẬN NGẮN

• Dùng nguyên bản: Books chỉ ra báo cáo kiểu quốc tế, phù hợp quản trị nội bộ.

• Thêm 3 thành phần: trong lần chạy thử, Books (cấu hình theo chuẩn Việt Nam) cùng công cụ báo cáo đã lập sổ sách, báo cáo tài chính (chưa gồm thuyết minh, đánh giá lại ngoại tệ và vài phần khác ở mục VII) và số liệu để điền tờ khai GTGT theo mẫu Việt Nam. Phần hóa đơn điện tử mới dừng ở bản thiết kế.

II. BA THÀNH PHẦN CẦN CÓ

Kế toán vẫn nhập liệu hằng ngày trên Books như bình thường. Ba thành phần đi kèm lo phần chuẩn Việt Nam.

III. THÀNH PHẦN 1: CẤU HÌNH BOOKS THEO CHUẨN VIỆT NAM

Hệ thống tài khoản có mã số. Mọi tài khoản, kể cả tài khoản hệ thống của Books, được đặt tên và mã theo Thông tư 133 (doanh nghiệp nhỏ và vừa) hoặc Thông tư 99 (thay Thông tư 200 từ năm 2026). Vài mã chi tiết như 1118, 1389 do Optimus tự đặt.

Thuế GTGT đủ các mức. Thuế đầu ra và đầu vào ghi vào hai tài khoản riêng. Mức 8% chỉ áp dụng đến hết 31/12/2026 và không áp cho mọi mặt hàng; kế toán xác định mức thuế cho từng mặt hàng.

Hóa đơn có chỗ ghi số hóa đơn điện tử. Thêm các trường như ký hiệu và số hóa đơn điện tử để sau này kết nối với nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Bản PDF Books in ra không phải hóa đơn điện tử hợp pháp.

IV. THÀNH PHẦN 2: CÔNG CỤ XUẤT SỔ SÁCH VÀ BÁO CÁO

Books có sẵn báo cáo Sổ nhật ký, chứa mọi bút toán Nợ, Có theo mã tài khoản. Công cụ báo cáo do Optimus dựng đọc dữ liệu này qua API rồi điền vào từng mẫu. Số liệu tờ khai GTGT lập theo mẫu 01/GTGT của Thông tư 89/2026.

Ví dụ quý 3/2026 của công ty mẫu. Công ty vừa bán hàng hóa vừa cung cấp dịch vụ, có 29 nghiệp vụ trong quý: góp vốn, mua hàng, mua tài sản, bán hàng, khách trả lại hàng, hóa đơn USD, lương, khấu hao. Đây là báo cáo kết quả kinh doanh do công cụ lập:

Mỗi lần chạy, công cụ tự đối chiếu số liệu: cân đối Nợ, Có và khớp số giữa các báo cáo. Với số liệu mẫu, cả 10 mục đối chiếu đều khớp. Đây là kiểm tra nội bộ, không thay cho việc kế toán soát lại hay kiểm toán.

V. NHỮNG CHỖ BOOKS LÀM KHÁC CHUẨN VIỆT NAM

Books được thiết kế cho nhiều nước, nên vài nghiệp vụ hạch toán khác thông lệ Việt Nam. Mọi hóa đơn đầu vào phải nhập qua Hóa đơn mua (Bills), nếu không tờ khai sẽ thiếu thuế GTGT đầu vào.

VI. THÀNH PHẦN 3: HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Books không tự phát hành được hóa đơn điện tử hợp lệ tại Việt Nam, nên cần kết nối với một nhà cung cấp hóa đơn điện tử qua API; nhà cung cấp tính phí riêng. Luồng dưới đây là thiết kế Optimus đề xuất, chưa triển khai thực tế:

VII. LƯU Ý KHI TRIỂN KHAI

• Giá vốn và tồn kho: đợi Books tính xong giá vốn rồi mới lập báo cáo. Books chỉ có nhập trước xuất trước và bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập. Doanh nghiệp đang dùng phương pháp khác (như bình quân cuối kỳ) sẽ phải đổi chính sách kế toán, nên kế toán trưởng cần quyết định trước khi chọn Books.

• Sổ chính thức: khóa sổ kỳ trên Books rồi mới xuất bộ sổ. Chỉ dùng làm sổ chính thức khi kế toán trưởng xác nhận bộ sổ đúng Luật Kế toán và mẫu biểu của Bộ Tài chính.

• Khi chuyển từ phần mềm cũ: nhập đủ số dư đầu kỳ và đối chiếu từng tài khoản với phần mềm cũ. Gói Books không có mô-đun tài sản cố định thì sổ tài sản làm riêng.

• Chưa có trong 3 thành phần: thuyết minh báo cáo tài chính, đánh giá lại ngoại tệ, nộp tờ khai lên cổng thuế, tờ khai thuế ngoài GTGT, quyết toán thuế năm, mẫu phiếu thu chi.

VIII. LỘ TRÌNH ĐƯA VÀO DÙNG

KẾT

Với công ty mẫu, Books cùng cấu hình chuẩn Việt Nam và công cụ báo cáo đã lập được sổ sách và báo cáo tài chính, chưa gồm thuyết minh, đánh giá lại ngoại tệ và vài phần khác ở mục VII. Hóa đơn điện tử cần tích hợp thêm.

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

Doanh nghiệp nào hợp với cách làm này?

Công ty dịch vụ và thương mại quy mô nhỏ và vừa, nhất là công ty đã dùng Zoho CRM hoặc Zoho One. Doanh nghiệp sản xuất cần tính giá thành chưa nằm trong phạm vi bài này.

Có cần lập trình không?

Có, ở công cụ báo cáo và phần kết nối hóa đơn điện tử; Optimus có thể xây dựng và bảo trì hai phần này cho doanh nghiệp. Phần cấu hình làm trên giao diện Books.

Dùng Zoho Analytics để làm báo cáo mẫu Việt Nam được không?

Optimus chưa kiểm chứng hướng này.

---

Optimus là Zoho Authorized Partner tại Việt Nam, liên hệ contact@optimus.vn để được tư vấn & triển khai Zoho Books theo chuẩn kế toán Việt Nam.