Tự động hóa quản lý công nợ không cần code
Tiếp nối chủ đề #nocode, bài này sẽ nói về cách Optimus sử dụng no code để tự động hóa quy trình quản lý công nợ phải thu, trong bài này sẽ gọi tắt là công nợ.
VẤN ĐỀ
Theo cách bình thường, khi cần biết tình hình công nợ thì hỏi kế toán. Vấn đề là:
- Kế toán thường không ghi nhận dữ liệu mỗi ngày, lâu lâu mới làm 1 lần
- Cho nên khi cần thì không có liền, mà phải chờ
- Tùy theo thời điểm mà chờ lâu hay mau, nếu kế toán đang kẹt làm báo cáo quý, báo cáo năm thì chờ 1 tuần là bình thường, chưa kể các trường hợp bận việc gia đình, bệnh, đi du lịch...
Công nợ là 1 thông tin quan trọng để account làm việc với KH, để tính dòng tiền. Thông tin này phụ thuộc vào 1 nhân sự sẽ khiến account ở thế bị động và mọi quyết định liên quan đều diễn ra rất chậm.
Để quản lý công nợ, cơ bản là kế toán làm các bước:
1. Ghi nhận số tiền cần thu của từng KH, dựa vào hóa đơn điện tử đã xuất
2. Ghi nhận số tiền đã thu của từng KH, dựa vào thông báo thay đổi số dư của ngân hàng
3. Liên kết giữa số cần thu và số đã thu của từng KH để tính ra tình hình công nợ
Các bước đều làm thủ công nên chậm và có thể xảy ra sai sót.
GIẢI PHÁP
Bước 1 và 2 có logic khá rõ ràng, nên mình quyết định thử dùng nocode xem tự động hóa được không. Mục tiêu là:
- Tự động hóa việc ghi nhận số cần thu và số đã thu của các khách hàng
- Tự động thông báo cho account biết khi có KH thanh toán
- Có công cụ giúp việc liên kết giữa số cần thu và đã thu dễ dàng
CÔNG CỤ
Gồm các công cụ: Gmail, Integromat (Make.com), Google sheets, Wave.
Flow sử dụng như sau:
- Gmail: nhận email báo thay đổi số dư của ngân hàng, email xuất hóa đơn gửi khách hàng
- Integromat: lọc chỉ lấy các email liên quan, đẩy nội dung email vào Google sheets
- Google sheet: trích xuất các thông tin cần thiết từ nội dung email bằng các hàm cắt chuỗi. Dựa vào từ khoá trong nội dung email để xác định xem hoá đơn, thanh toán thuộc khách hàng nào
- Integromat: đẩy thông tin đã xử lý từ Google sheets vào Wave
- Wave: lưu trữ thông tin hoá đơn và thanh toán, có giao diện cho account liên kết hóa đơn và thanh toán, report công nợ
- Gmail: gửi email cho account báo thông tin thanh toán từ KH
KẾT QUẢ
- Tự động ghi nhận số cần thu và số đã thu, độ trễ là 15p
- Tự động báo cho account khi KH thanh toán. Có thấy email báo là KH đã thanh toán, không thấy email là chưa thanh toán, không cần hỏi kế toán
- Wave khá dễ dùng, account có thể tự liên kết thanh toán với hóa đơn để biết thanh toán đủ chưa. Việc này cũng hợp lý là trường hợp 1 KH có nhiều hợp đồng thì account sẽ nắm rõ hơn kế toán khoảng nào thanh toán cho hợp đồng nào, kế toán chỉ tính trên số tổng cần thu và tổng đã thu
- Báo cáo công nợ luôn sẵn sàng, khi nào cần thì chỉ cần vào Wave là có
DEMO
Các ngân hàng đều có email báo thay đổi số dư theo 1 template cố định, dựa vào dùng Google sheets để cắt ra các thông tin cần thiết
Các phần mềm xuất hóa đơn điện tử cũng có 1 template email cố định, áp dụng cách tương tự như email báo số dư
Xử lý dữ liệu email bằng Google sheet, cắt các thông tin trong email ra để vào từng cột tương ứng. So sánh nội dụng giao dịch với bộ keyword để biết đây có phải thanh toán của KH không, của KH nào. Bộ keyword này sẽ cần được cập nhật khi có KH mới
Integromat dùng để đẩy dữ liệu từ email vào Google sheets và lấy dữ liệu đã xử lý trong Google sheets đẩy vào Wave
Dữ liệu hóa đơn được hiển thị trong Wave. Sau khi account liên kết hóa đơn với giao dịch thì trạng thái hóa đơn sẽ tự động được cập nhật. Có thể nhìn vào đây để biết tình hình công nợ
Email báo cho account biết KH đã thanh toán, chỉ trích xuất ra các nội dung account cần nắm và chỉ gửi account email nào là thanh toán của KH
LƯU Ý
Wave hiện tại không còn cho mở tài khoản mới ngoài Mỹ và Canada, Wave có khuyến nghị dùng Zoho books, mình chưa thử nhưng tính năng chắc cũng tương tự Wave, Zoho books cũng có tích hợp với Integromat.
KẾT
Lẽ ra việc tự động hóa có thể dễ dàng hơn nếu các ngân hàng và phần mềm xuất hóa đơn có tích hợp với Integromat/Zapier. Tuy nhiên đó không phải việc phổ biến tại Việt Nam, nên việc trích xuất dữ liệu tự động từ email là 1 cách để xử lý vấn đề này.
Dùng cách này vẫn có 1 số bất tiện như:
- Template email của ngân hàng, phần mềm xuất hóa đơn có thể thay đổi (dù ít khi xảy ra), lúc đó sẽ cần chỉnh lại cách trích xuất giá trị trong Google sheets.
- Một số ngân hàng có thể không hỗ trợ gửi email, gửi không đầy đủ. Với các ngân hàng này thì cách này cũng không áp dụng được.
Nhìn chung, team mình đánh giá giải pháp này giúp tiết kiệm rất nhiều công sức, account có thể hoạt động hầu như độc lập với kế toán và dòng chảy thông tin, quyết định liên quan cũng nhanh hơn đáng kể.
Chúc bạn tự động hóa thành công!
Update (5/2022): Optimus đã trở thành partner của Integromat (tên mới là Make.com), đăng ký bằng link mời của partner bạn sẽ được dùng gói Pro miễn phí trong 30 ngày đầu tiên (không cần nhập thẻ tín dụng).