Google sheets/Excel là các công cụ phổ biến và nhiều người thường dùng để làm CRM trong thời gian đầu. Với số lượng dữ liệu ít, chỉ 1 - 2 người sử dụng thì đây là cách dễ dàng, đơn giản để bắt đầu ghi nhận và quản lý dữ liệu về lead/khách hàng. Bạn còn có thể bổ sung các tự động hóa cho Google sheets để kéo dài thời gian sử dụng.
Tuy nhiên khi có nhiều dữ liệu và nhiều người thao tác hơn, Google sheets bắt đầu bộc lộ nhiều vấn đề. Khi đó, việc sử dụng 1 CRM chuyên nghiệp trở nên cần thiết. Dưới đây là 5 lợi ích chính của việc chuyển từ Google sheets/excel sang 1 CRM chuyên dụng:
1. Tăng độ bảo mật, giảm thất thoát dữ liệu.
GG sheets có những tính năng cơ bản để chia sẻ, ví dụ như chia sẻ quyền đọc, chỉnh sửa, ghi chú… Nhưng chia sẻ của Google sheets là theo file, không giới hạn theo dòng hay cột, việc này mang tới rủi ro dữ liệu bị nhìn bởi những người không liên quan, có thể bị rò rỉ thông tin hoặc chỉnh sửa sai dữ liệu gốc.
Không thể phân quyền xem và chỉnh sửa theo dòng, theo cột trong Google sheets
Toàn bộ dữ liệu KH trong Google sheets dễ dàng bị sao chép
Những giải pháp CRM thường có khả năng phân quyền đọc cho những vai trò khác nhau. Các CRM chuẩn quốc tế còn có các tính năng bảo mật tăng cường như: xác thực 2 lớp, giới hạn tải dữ liệu, mã hóa dữ liệu khi lưu trữ, bảo mật cơ sở hạ tầng…
2. Tự động hóa quy trình, tiết kiệm thời gian.
Thông thường, các bước như nhập thông tin khách hàng, gửi báo giá hoặc trả lời email hoặc xử lý các thủ tục hợp đồng sẽ chiếm nhiều thời gian của đội ngũ bán hàng nhất.
Với Google sheets, các bước trên gần như cần sự nhập liệu thủ công, thường không đồng bộ về nội dung và đơn giản là tốn thời gian để làm -- thay vì các hoạt động trực tiếp mang lại doanh số như tiếp cận khách hàng tiềm năng mới.
Với CRM, nguồn thông tin khách hàng có thể tự cập nhật từ đa kênh như website, tin nhắn, email, forms, chat qua mạng xã hội. Ngoài ra, khi có thông tin mới, CRM có thể tự kích hoạt các bước tiêu chuẩn như gửi báo giá, email tương tác theo các tiêu chí như loại khách hàng, kênh bán hàng, sản phẩm, chính sách bán hàng. Tất cả những tính năng này đều rút ngắn tổng thời gian bán hàng từ 50%-300%.
3. Giảm thiểu các sai sót con người.
Rủi ro phổ biến nhất trên Google sheets là ai đó có quyền chỉnh sửa nhập sai thông tin và ảnh hưởng đến một loạt các hàm, điều kiện của dữ liệu khác.
Có người xóa dòng dẫn đến sai hàng loạt trong file
Với file Google sheets nhiều công thức, nhiều điều kiện thì việc tìm và sửa lỗi đôi khi rất phức tạp, và trong khi sửa lỗi thì đội ngũ không thể vận hành được.
CRM sẽ giải quyết triệt để các sai sót thông qua những điều kiện rào khi nhập liệu, giới hạn quyền sử dụng theo chức vụ, các workflow (luồng xử lý công việc) để kiểm tra chất lượng dữ liệu. Ngoài ra, CRM sẽ giúp tự động điền các thông tin phổ biến, mặc định theo điều kiện như thông tin sản phẩm, % chiết khấu, thông tin thuế hoặc các thông tin giao dịch, thông tin khách hàng có sẵn. Có dữ liệu chính xác về dài hạn sẽ giúp có những phân tích chi tiết về hành vi, nhu cầu khách hàng để tăng chất lượng dịch vụ, sản phẩm và doanh số.
Ngoài ra, CRM còn giúp tăng tương tác và năng suất của các đội nhóm khi giải quyết vấn đề, hỗ trợ xử lý các yêu cầu/phàn nàn của khách hàng, thống kê các chỉ số vận hành.
4. Theo dõi các chỉ số, năng suất tới từng chi tiết.
Những thống kê trong GG sheets thường bị giới hạn bởi những dữ liệu được nhập vào. CRM có thể cung cấp nhiều dạng dữ liệu khác để giải quyết vấn đề ngắn hạn & dài hạn cho khách hàng.
Ví dụ, khi có một phản hồi của một khách hàng về một vấn đề, CRM có thể cung cấp các thông tin liên quan đến khách hàng đó trong quá khứ, lịch sử được hỗ trợ, phản hồi của khách hàng, ai đã giúp xử lý vấn đề… việc này giúp tăng hiệu quả giao tiếp và độ hài lòng của khách hàng. Các vấn đề về quy trình, con người, sản phẩm cũng dễ dàng được phát hiện để xử lý hơn.
Cuối cùng, CRM giúp quản lý, truy cập và đồng bộ đa thiết bị một khối lượng dữ liệu lớn so với những giới hạn cơ bản của GG sheets như 18,278 cột.
5. Dễ dàng mở rộng quy mô vận hành.
Với Google sheets, càng nhiều dữ liệu thì file tải càng chậm, nhiều người cùng thao tác thì càng dễ sai sót.
CRM giúp việc thao tác, vận hành luôn nhanh chóng và ổn định. CRM cũng đáp ứng linh hoạt theo quy mô và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, dễ dàng bổ sung người dùng, đội/nhóm, quy trình…
Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng tích hợp CRM với các hệ thống của bạn như Tổng đài, Website, ERP, HRM,... Các CRM chuẩn quốc tế thường mở API giúp việc tích hợp với các hệ thống khác (cũng có mở API) khá dễ dàng.
Kết luận
CRM có lợi thế vượt trội so với Google sheets/excel khi xử lý số lượng lead/khách hàng lớn, quy trình bán hàng phức tạp hoặc đội ngũ sales có nhiều người.
Các CRM chuẩn quốc tế thường có độ bảo mật cao hơn và tích hợp với các hệ thống khác dễ dàng hơn so với các CRM Việt Nam.
Trong số các CRM chuẩn quốc tế thì có thể nói Zoho CRM hội đủ các yếu tố giá cạnh tranh, linh hoạt và mạnh mẽ. Optimus là đối tác ủy quyền của Zoho tại Việt Nam, giúp phân phối và triển khai Zoho CRM.
Nếu bạn cần triển khai CRM từ đầu hoặc chuyển từ Google sheets/excel sang 1 CRM chuyên dụng thì hãy liên hệ Optimus theo số 0813 306 204 hoặc email contact@optimus.vn để được tư vấn miễn phí.