VẤN ĐỀ
Kiến thức và kinh nghiệm của mỗi nhân sự, thực chất là 1 dạng dữ liệu & thuật toán. Người càng có kinh nghiệm thì dữ liệu càng đa dạng và các thuật toán (lên kế hoạch, ra quyết định, thực thi,…) càng tối ưu.
Vấn đề với cách vận hành truyền thống là các kiến thức, kinh nghiệm tích lũy được này chỉ nằm trong đầu mỗi người như phần mềm mã nguồn đóng, khó chia sẻ, không có tính kế thừa.
Vẫn có thể truyền lại 1 phần kinh nghiệm từ người này sang người kia thông qua đào tạo, hướng dẫn. Tuy nhiên bản chất của việc này là truyền tải dữ liệu với tốc độ rất chậm và mức độ thất thoát cao.
Vấn đề này càng phức tạp hơn với vị trí quản lý, vốn nắm giữ thêm nhiều chức năng khác như:
Tuyển dụng
Đào tạo
Giao việc
Quản lý tiến độ
Đánh giá chất lượng công việc
Vậy nên vị trí quản lý thường là thắt cổ chai trong điều kiện vận hành bình thường, và trở nên nghiêm trọng hơn khi công ty mở rộng quy mô, tăng thêm nhân sự.
GIẢI PHÁP
Một hướng tiếp cận với vấn đề trên là: biến kiến thức kinh nghiệm của nhân viên thành quy trình, công cụ để nhân sự khác có thể sử dụng được. Hay nói cách khác, biến phần mềm mã nguồn đóng thành mã nguồn mở (trong nội bộ công ty) để mọi người có thể nhìn thấy, tối ưu, sử dụng.
Nếu quy trình đủ rõ ràng, công cụ dễ sử dụng, có thể tiến tới tự động hóa hoặc giao cho 1 người khác phụ trách, dần dần phi tập trung hóa (decentralize) việc quản lý.
Biến kiến thức & kinh nghiệm thành công cụ người khác có thể dùng
Có nhiều cách khác nhau để đạt được mục tiêu trên. Cách mà Optimus làm là áp dụng framework để xây dựng quy trình và nâng dần cấp độ quy trình. Bạn nên đọc qua để hiểu rõ phần Ví dụ bên dưới.
VÍ DỤ
Để bạn dễ hình dung, dưới đây là ví dụ quá trình tuyển dụng, onboard 1 bạn marketing executive ở Optimus và các quy trình (&cấp độ quy trình), công cụ liên quan ở từng giai đoạn. Trừ cấp độ Full automation, vẫn có người tham gia ở các quy trình khác, tuy nhiên các quy trình dưới đây giúp quá trình này diễn ra dễ dàng và nhất quán hơn.
Hệ thống tự động sau đây sẽ được gọi là bot cho ngắn gọn.
Tuyển dụng
Liên lạc với ứng viên (Semi-automation): quy trình quản lý tuyển dụng: bot tự lưu CV, gửi email mời phỏng vấn, báo kết quả PV dựa trên input của Line manager
Phỏng vấn (Template): dùng Bộ câu hỏi phỏng vấn và Bài test phỏng vấn, giúp việc phỏng vấn hiệu quả và sàng lọc chính xác hơn
Onboard (To do + filter): danh sách task cần làm của nhân viên mới, có filter để lọc các task theo từng vị trí. HR sẽ giám sát và hỗ trợ trong quá trình này
Đào tạo (Guideline + bài test): Line manager hướng dẫn dựa vào guideline, có các bài test nhỏ và 1 bài test tổng kết
Giao việc (To do + auto assign): Sau khi Line manager phân công dự án và phạm vi công việc, bot tự giao task cho nhân viên mới theo rule đã được quy định trước
Quản lý tiến độ (Full automation): Bot theo dõi trạng thái task & deadline, tự nhắc nhở bạn mới & báo Line manager nếu công việc trễ tiến độ
Đánh giá chất lượng công việc (Semi-automation): khi trạng thái công việc là hoàn thành, bot giao task cho QC vào kiểm tra.
QC kiểm tra dựa trên 1 bộ gồm 24 tiêu chí, được thiết kế theo kiểu có thể dễ dàng tick là đạt hay không đạt. VD: đặt ngân sách đúng chưa, đúng audience chưa, landing page có chạy không…
Nếu QC đánh không đạt, bot báo quản lý vào kiểm tra
KẾT QUẢ
Workload của quản lý nhẹ đi đáng kể nhờ có các quy trình hỗ trợ
Việc vận hành nhất quán, ổn định hơn, giảm rủi ro công việc bị tắc nghẽn khi có người ốm đau, nghỉ phép
Quản lý có nhiều thời gian để làm những việc có giá trị hơn, như: theo dõi và tối ưu quy trình, nâng cấp độ các quy trình, nâng cấp tài liệu đào tạo, thử nghiệm các công nghệ/công cụ mới…
Khi việc chuyển giao kiến thức và kinh nghiệm trở nên dễ dàng hơn, công ty có nhiều lựa chọn tuyển dụng hơn và có thể chuyển sang ưu tiên các yếu tố khó đào tạo hơn như: khả năng giao tiếp, tiếng Anh,…
KẾT
Mình tin rằng quy trình hóa và phi tập trung hóa việc vận hành doanh nghiệp là 1 xu hướng tất yếu. Sự chuyển đổi này không chỉ nâng cao năng suất làm việc, mà còn thúc đẩy sự đổi mới và sự linh hoạt trong quản lý.