Tự động gửi email từ Google Sheets

Tóm tắt

💪 Tự làm: Tự động gửi email từ Google Sheets theo tiêu chí low-code/no-code

• Tạo tài khoản Make miễn phí tại đây (2p)

• Tạo bản sao file Google Sheets mẫu (30s)

• Tải xuống file json và import vào Make (10s)

• Thiết lập connection và các module (5p)

• Nhấn nút Gửi email để kích hoạt lệnh (5s)

👀 Trải nghiệm thêm nhiều tính năng tự động hóa liên quan đến google sheets tại đây

Nếu bạn tìm cum từ "tự động gửi email từ google sheets" trên Google Search, hầu hết các kết quả đều sẽ hướng dẫn bạn dùng App Script để thực hiện, tuy nhiên đây chưa phải là phương pháp tối ưu nhất đối với các bạn không có kiến thức về lập trình.

Trong chia sẻ dưới đây, Optimus sẽ hướng dẫn các bạn tự xây dựng chức năng gửi email tự động từ Google Sheets không cần dùng nhiều code mà vẫn mang lại hiệu quả cao, bất kỳ ai cũng có thể thực hiện được.

Các bước thực hiện

Chuẩn bị

• Tài khoản tại Make.com (Tạo miễn phí tại đây)

• Tài khoản Google (để việc tạo Connection với Gmail được thuận tiện nhất, bạn cần dùng tài khoản Google Workspace)

• Tải scenario mẫu tại đây

Bước 1: Tạo bản sao file dữ liệu Google Sheets mẫu

Mở file Google Sheets mẫu và chọn File > Make a copy (Tạo bản sao)

Bước 2: Tạo tài khoản Make (bỏ qua nếu bạn đã có tài khoản)

Bạn có thể tạo tài khoản miễn phí tại đây, đặc biệt với link đăng ký của Optimus, bạn sẽ được 1 tháng miễn phí sử dụng gói Core với 10,000 operation (thao tác xử lý dữ liệu) mà không cần nhập thẻ tín dụng

Bước 3: Tạo scenario mới và import file scenario mẫu

Trong giao diện dashboard của Make, chọn Create a new scenario ở góc trên bên phải

Chọn icon dấu 3 chấm, sau đó chọn Import blueprint, chọn file scenario mẫu mà bạn đã tải xuống trước đó

Sau khi tải lên file blueprint, bạn sẽ có giao diện như sau

Bước 4: Thiết lập các module

Module Webhooks - Custom webhook

Chọn module Webhooks - Custom webhook Chọn Add, nhập tên webhook (bạn có thể nhập tên giống trong hình), sau đó chọn Save

Sau đó, hệ thống sẽ tạo một địa chỉ webhook mới, chọn Copy address to clibboard

Trở lại file dữ liệu mẫu Google Sheets bạn đã tạo bản sao, chọn Extensions > App Script

Thay thế phần URL được bôi xanh trong hình bằng địa chỉ webhook bạn vừa sao chép ở trên

Sau đó nhấn button Save project

Module Google Sheets

Module Gmail - Send an email

Module Google Sheets - Update a row

Bước 5: Gửi email từ Google Sheets

Vào file Google Sheets, hãy nhập dữ liệu vào các ô Tên khách hàng và Email

Nhấp vào button Gửi email

Lưu ý: Đối với lần đầu tiên nhấn nút, Google sẽ yêu cầu bạn đăng nhập và cấp quyền để file được gọi đến các địa chỉ bên ngoài, ở đây cụ thể là địa chỉ webhook đã tạo. Các bước cấp quyền tương tự như khi tạo Connection trong Make

Sau khi cấp quyền xong, ta nhấp vào button lần nữa, nếu thấy khung Running Script nghĩa là lệnh đang chạy

Chờ khoảng 5s để Bot gửi mail đến địa chỉ email chỉ định và cập nhật thời gian gửi

Do ở cuối bước 4, ta đang chỉ định scenario chỉ chạy 1 lần (Run Once), ta cần vào Scenario và bật phần Scheduling để lệnh được chạy tự động ở các lần nhấn button Gửi email sau

Ứng dụng

Bạn có thể tích hợp chức năng này vào quy trình vận hành của doanh nghiệp, ví dụ:

• Tự động gửi email chào mừng khi khách hàng để lại thông tin liên lạc qua form

• Tự động gửi email giao task cho bộ phận liên hệ khách hàng,

• Gửi email cập nhật tình trạng đơn hàng...

Đặc biệt, phần nội dung email được viết bằng ngôn ngữ HTML nên bạn có thể thoải mái thiết kế nội dung email theo ý

thích hoặc từ mẫu có sẵn một cách chuyên nghiệp.

Đây cũng là một chức năng được Optimus tận dụng rất nhiều trong các quy trình nội bộ như Tự động quản lý công nợ hoặc Tự động tuyển dụng

Ngoài gửi email bạn có thể thực hiện nhiều chức năng tự động hóa khác với Google Sheets như tạo file/folder, xuất file PDF 👉 trải nghiệm hoàn toàn miễn phí ngay tại đây.

Kết

Như vậy, chúng ta vừa đi qua các bước để tạo hệ thống gửi email tự động từ Google Sheets, hy vọng bạn sẽ ứng dụng được chức năng hữu ích này trong quy trình của mình.

Nếu bạn gặp khó khăn và cần trợ giúp trong quá trình triển khai Tự động hóa, đừng ngần ngại liên hệ ngay Optimus theo form bên dưới nhé. Optimus sẽ tư vấn miễn phí và giúp bạn xây dựng thành công quy trình tự động hóa tối ưu nhất!